Slik gjennomfører du forbedrings-prosjekter ved hjelp av Six Sigma

Har dere behov for å gjennomføre forbedringsprosjekter for å bedre kvaliteten, flyten, leveransepresisjonen, effektiviteten eller produktiviteten? Da kan Six Sigma anbefales. Men hva er egentlig Six Sigma og hvordan bruker du det i dine forbedringsprosjekter?

Six Sigma
(6S) er et ledelsesinitiativ som opprinnelig ble utviklet av amerikanske Motorola. 6S inkluderer standardisert tilnærming (DMAIC-metoden), standardisert dokumentasjon og standardiserte roller for gjennomføring av forbedringsprosjekter.

Denne standardiseringen har en rekke fordeler, som blant annet:

  • Klar definering av hva som skal oppnås
  • Bedret kommunikasjon med interessenter
  • Bedret felles forståelse blant prosjektdeltakerne
  • Forenklet og tidsbesparende oppfølging fra ledere
  • Fokusert og entydig rapportering
  • Forenklet opplæring
  • Raskere fremdrift
  • Øket sannsynlighet for å lykkes

Erfaring viser at en forutsetning for vellykket bruk av Six Sigma er en praktisk og pragmatisk anvendelse av metode og verktøy.

 

Six Sigma som komponent i et Business Improvement System

Six Sigma er en viktig komponent i virksomhetens Business Improvement System (BIS): Det system som skal sikre kontinuerlig arbeid med intern forretningsutvikling for å levere i tråd med langsiktige strategiske mål.

En annen sentral komponent er strukturene for dag-til-dag kontinuerlige forbedringer i linjeorganisasjonen.

En tredje komponent er strukturene virksomheten har for å utvikle strategiske handlingsplaner som blant annet identifiserer forbedrings og endringsinitiativ som implementeres gjennom de tidligere nevnte komponentene.

I Six Sigma-prosjekter utnevnes det i tillegg til prosjektlederen også en prosjektveileder. Prosjektveilederen skal både være en støtte, men også en pådriver til prosjektet. Veilederen skal sikre at kundenes og virksomhetens interesser ivaretas. Veilederen skal også sikre at prosjektet har best mulig kommunikasjon med interessentene.

Prosjektveiledere skal være nøye utvalgte personer som gis inngående opplæring i metoder og verktøy. Opplæringen som gis kvalifiserer til kompetansenivået «Black Belt». En Black Belt kan også være prosjektleder for mer krevende forbedringsprosjekter. Vi vil ikke gå ytterligere inn på rollene i 6S i denne artikkelen. Det kan du lære mer om i boken Six Sigma Leadership Handbook.

last ned guide


Vi vil nå gi en kort introduksjon til DMAIC-metoden slik den kan brukes for å løse prosessproblemer. Hensikten er å hjelpe deg i vurderingen av Six Sigma som alternativ for deg og din virksomhet.
 

Hva er DMAIC-metoden?

DMAIC er en metode for å løse alle typer prosessproblemer og produktproblemer som krever årsaksanalyse. Metoden har fått navnet fra forbokstavene i metodens faser: Define, Measure, Analyze, Improve og Control.

La oss se litt nærmere på metodens faser.

Define-fasen:

Hensikten med denne fasen er å utvikle et entydig målbilde for prosjektet. Målbildet beskrives i en standardisert mal for prosjektbeskrivelser (project charter).

Følgende gjøres i denne fasen:

  1. Utnevne prosjektleder, prosjektteam og prosjektveileder
  2. Gjennomføre en interessentanalyse og lage en tilhørende kommunikasjonsplan
  3. Beskrive problemet som skal løses
  4. Beskrive prosessen hvor viktige årsaker til problemet finnes
  5. Identifiser interessentene som har krav til forbedringene som skal oppnås
  6. Kartlegge interessentenes krav og konkretisere disse i form av prosessvariable
  7. Måle dagens ytelse for de variable som skal forbedres
  8. Anslå det økonomiske potensialet ved vellykket gjennomføring av prosjektet
  9. Utarbeide en fremdriftsplan
  10. Identifisere prosjektets risikofaktorer og foreslå proaktive tiltak


Sentrale verktøy i denne fasen er:

  • Føringer for gode problembeskrivelser
  • SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Output, Customers) for overordnet beskrivelse av prosessen der en forventer å finne viktige rotårsaker. SIPOC benyttes også for  identifikasjon av prioriterte interessenter.
  • CTQ-treet (Critical To Quality tree) for visuell dekomponering av overordnet behov til prosessnære krav. Kravene er i ofte knyttet til HMS, kvalitet, leveransepresisjon, produktivitet, flyteffektivitet og ressurseffektivitet.
  • Maler for beregning og/eller vurdering av økonomiske gevinster ved vellykket gjennomføring av prosjektet.

Figuren under illustrerer et CTQ-tre for en kundeservice-prosess. KB = Kundebehandler. Treet viser blant annet at kunden(e) er fornøyd når kravet om behandlingstid på mindre enn 2 minutter er innfridd.

kravtre

 

Measure/Analyze-fasen:

I måle- og analysefasen skal teamet identifisere de antatt viktigste rotårsakene til at prioriterte krav ikke innfris.

For å sikre identifisering av de riktige rotårsakene er det avgjørende å involvere de personene som virkelig forstår hva som foregår i prosessen.

Følgende verktøy kan benyttes i denne fasen:

  • Fiskebeinsdiagram for å visualisere årsakssammenhenger
  • 5xHvorfor å utvikle årssakssammenhenger
  • Prosesskart (flytskjemaer, verdistrømskart, spagettidiagram)
  • Målesystemanalyse
  • Datainnsamlingsplan
  • Verktøy for dataanalyse. Vanlige dataanalyseverktøy er Paretodiagram, Histogram og tidsstudier av data (SPC). Verktøykassen inkluderer også mer avanserte verktøy for forsøksdesign, regresjonsanalyse, hypotesetesting og kapabilitetsanalyse med flere.
  • Kamera/video når det er hensiktsmessig


Figuren under viser et fiskebeinsdiagram. I dette tilfellet visualiserer diagrammet årsakssammenhengene som forklarer hvorfor det er feil i kundeleveransene. I dette tilfellet er årsakene gruppert under kategoriene merking, pakking, ordreregistrering, innkjøp og logistikk. Den første pilen i kjeden av piler angir rotårsaken til feil i leveranser. Eksempelvis viser figuren at har ikke prosedyrer (for oppdatering av adresseregisteret) er en mulig rotårsak til feil i leveransene.

 

fiskebeinsdiagram eksempel-282080-edited


Måle og analysefasen avsluttes når de antatt viktigste rotårsakene til mangelfull ytelse er identifisert. Det kreves en tilhørende argumentasjon for valget av rotårsaker. Argumentene skal baseres på data og/eller prosessanalyse.

 

Improve-fasen: 

I Improve-fasen skal teamet først identifisere alternative løsninger for hver av de prioriterte rotårsakene. Det skal vurderes alternativer på kort og lang sikt; det skal vurderes løsninger som ikke krever midler utover eksisterende budsjett; og løsninger som krever investeringer.

For alle alternativer vurderes tilhørende løsningsrisiko, forbedringspotensial, gevinster, kompleksitet og implementeringstid. Basert på innsikt anbefales og velges det løsninger. Om det er mulig bør løsninger testes ut i mindre skala før full implementering.

Viktige verktøy i Improve-fasen er verktøy for prioritering og risikoanalyse. Andre verktøy som også er relevante er kano-modellen, kreativitetsteknikker som Triz samt eksperimentell forsøksdesign.

 

Control-fasen:

Den siste fasen i DMAIC er Control-fasen. I denne fasen skal teamet dokumentere den forbedrede ytelsen for de prioriterte variablene. Dersom det er mulig og hensiktsmessig skal også de tilhørende økonomiske gevinstene dokumenteres.

For å sikre varig forbedret ytelse skal nye ansvar formaliseres og prosessbeskrivelser, opplæringssystemer og målesystemer skal oppdateres. Det skal også gjennomføres en formell overlevering av løsninger og gjenstående aktiviteter til linjeorganisasjonens prosess- og systemeiere.

Sist, men ikke minst skal teamet i control-fasen beskrive og formidle resultater som kan gjenbrukes av andre. Etter oppdatering av den standardiserte Six Sigma-prosjektrapporten (storyboardet) og formell godkjenning av prosjektets leveranser, bør en sørge for en hensiktsmessig markering av vellykket gjennomføring.

Vi har nå gitt deg en introduksjon til 6S som standard for forbedringsprosjekter. Ønsker du å vite mer om hvordan du kan implementere 6S og andre viktige komponenter i et helhetlig business improvement system? Last ned vår guide til hvordan du innfører et business improvement system ved å klikke på knappen nedenfor.

New call-to-action